Полевые исследования, научные, собирательские, фольклорные экспедиции всегда являлись важной составной частью научной работы музеев. На протяжении всего периода существования ростовского музея его сотрудники выезжали в населенные пункты губернии, уезда, области, округа, для того, чтобы собрать определенные данные по истории и культуре нашего края: опрашивали старожилов, собирали для музейных фондов сохранившиеся ценные старинные предметы, анкетировали население, изучая те или иные промыслы. В нелегкие 20 - 30-е гг. XX в. проводились обмер и фото фиксация городских и сельских храмов перед их закрытием или сносом, с наибольшей периодичностью велись археологические раскопки. В подобной работе всегда участвовали и участвуют сотрудники разных отделов музея, где каждый отдел, а в его рамках научный сотрудник работают по своему профилю, теме.
В современных условиях роль таких экспедиций, равно как и возможности музеев в данном направлении работы неизменно возрастают. На рубеже XX – XXI вв., еще есть возможность отследить, зафиксировать, воспоминания людей, проживших в период грандиозных событий, происходивших в нашей стране в XX в. Поколения людей, родившихся в 1900 – 1920-х гг. почти ушли от нас, сейчас важно не опустить воспоминания тех старожилов, которые еще живы. Данные поколения запечатлели в своей памяти старый бытовой уклад, прочувствовали политические, экономические социокультурные изменения на самом нижнем, так сказать, «житейском уровне» – в своей семье, на своей улице, в своем городе, в деревне, районе, области.
Необходимо также отметить, что именно данное поколение «еще помнит» старые названия местечек: болот и лесов, покосов и прудов, переулков и улиц, «добрых» и «пропащих» мест в окрестностях своего населенного пункта, старинные легенды и предания, сказки и песни.
Следующий момент – собирательская деятельность, пополнение фондов музея новыми экспонатами. В Ростове, особенно в сельской глубинке сохранилось еще немало интересных, уникальных предметов быта, старины, как в беспорядке лежащих на чердаках, дворах сараях, так и бережно хранимых людьми. В последнее время сотрудникам редко удается получить для музея ценные предметы бесплатно, или в дар. Как правило, местные жители с большим трудом расстаются с предметами старины, а если и решают с ними расстаться, то за довольно высокую оплату, желая получить денежное вознаграждение для пополнения скудного семейного бюджета. Подобные предметы попадают в фонды, проходя через закупочную комиссию музея.
Одно из важнейших направлений работы экспедиции, в частности, сотрудников архитектурного отдела музея, обмер, фото фиксация сохранившихся до настоящего времени памятников гражданской и культовой архитектуры. В новейший период российской истории возобновляются богослужения в оскверненных, закрытых когда-то храмах, что сохраняет их как памятники архитектуры для потомков. Тем не менее, подавляющее большинство сельских церквей по-прежнему стоят заброшенными, год от года идет процесс их разрушения. Многие из уникальных построек постепенно превращаются из памятников архитектуры в памятники археологии. Поэтому, важно зафиксировать их состояние в настоящий момент, сделать точный обмер, запечатлеть на фотопленку, или цифровую камеру еще сохранившиеся фрагменты декора, настенных росписей и т.д.
Надо отметить, что в советский период выезды научных сотрудников в экспедиции были не частыми. В 1998 г. при директоре ГМЗ «Ростовский Кремль» Вячеславе Александровиче Киме было выработано следующее:
Научно - исследовательские и собирательские экспедиции музея - заповедника организуются по мере необходимости по приказу директора музея.
Общее руководство работой экспедиции осуществляется заместителем директора по научной работе и заместителем директора по общим вопросам.
Оперативное руководство экспедицией осуществляет начальник экспедиции (должностные обязанности прилагаются).
Начальник экспедиции назначается директором музея - заповедника из числа научных сотрудников.
Целью экспедиции является комплексное изучение территорий входящих в сферу научных интересов музея - заповедника.
В задачи экспедиции входит:
• выявление и полевое обследование движимых и недвижимых памятников представляющих историко-культурную, эстетическую и познавательную ценность - археологических, исторических, архитектурных, этнографических, природных, художественных объектов,
• комплектование фондов предметами признанными историко - культурными памятниками с потенциальным использованием их в экспозициях музея - заповедника,
• фиксация недвижимых памятников истории и культуры и введение в научный оборот информации о них, (дальнейшее оформление охранных документов и постановка на учет в государственном научно - производственном центре по охране памятников),
• пополнение научных и аналоговых баз данных научно - исследовательских отделов музея-заповедника.
Первоочередные задачи экспедиции определяются на ученом совете музея - заповедника под председательством директора - исходя из концепции развития музея - заповедника, годового научного плана работы и поданных заявок научных сотрудников музея на полевое обследование той или иной территории.
Заявка на проведение экспедиции может быть подана любым научным сотрудником музея, обосновавшим необходимость проведения исследований в интересующем его регионе.
Заявка может быть подана специалистом, работающим в другом музее или научном учреждении, имеющем научные интересы в данном регионе, совпадающие с интересами музея - заповедника, с условием написания отчета об исследованиях по указанной форме и сдачи его в архив музея.
Заявки на проведение экспедиции подаются в начале каждого отчетного года.
В заявке указывается необходимое для проведения экспедиции оборудование, предполагаемые время и маршрут экспедиции.
Заявка подается в отпечатанном виде в 2-х экземплярах на имя зам. директора по научной работе или зам. директора по общим вопросам (форма заявки прилагается).
Состав отряда экспедиции формируется после определения цели, маршрута и продолжительности экспедиции.
Число участников должно обеспечивать нормальное функционирование экспедиции, как в бытовом, так и в научном плане.
Возглавляет экспедиционный отряд - начальник экспедиции, в случае невозможности его участия - то лицо, на которое будет временно возложена эта обязанность.
В состав отряда экспедиции, кроме научных сотрудников, заявки которых были приняты, при необходимости, могут быть включены другие сотрудники для помощи в работе экспедиции.
Для работы в экспедиции, при необходимости, могут быть приглашены специалисты из других музеев или научных учреждений для более полного и комплексного исследования территории или объектов намеченных в целях экспедиции.
Работа экспедиции может проводиться в одно- и многодневных маршрутных экспедициях.
Распределение обязанностей и координацию деятельности экспедиционного отряда осуществляет начальник экспедиции.
В случае экстренной необходимости работа экспедиции может быть продлена или приостановлена начальником экспедиции, в зависимости от обстоятельств.
В ходе работы каждый сотрудник экспедиционного отряда ведет полевой дневник, материалы которого используются при написании отчета о проделанной работе.
По итогам экспедиции оформляется отчет о проделанной работе и результатах исследований.
Каждый научный сотрудник - участник экспедиции оформляет отчет о собственной проделанной работе после обработки полевых материалов и сдает его начальнику экспедиции. (форма отчета прилагается).
Начальник экспедиции формирует сводный отчет о работе экспедиции, который заслушивается на ученом совете музея - заповедника и утверждается директором.
Отчет о работе экспедиции поступает на хранение в архив музея - заповедника.
За исследователем сохраняется преимущественное право публикации изложенных в отчете материалов.
Формируется по мере поступления заявок на проведение того или иного вида экспедиционного исследования.
Формирование материально - технической базы экспедиции возлагается на зам. директора по научной работе, зам. директора по АХЧ и начальника экспедиции.
Обеспечение сохранности экспедиционного оборудования возлагается на начальника экспедиции.